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"Messe-PR" für maximale Awareness, Teil III – Nach der Messe ist vor der Messe

In den beiden vorausgegangenen Newsletter-Ausgaben haben wir darüber informiert, wie Unternehmen im Rahmen ihrer Messevorbereitung zielgerichtete PR-Aktivitäten durchführen können. Damit erhöhen sie die Chance, ihre relevanten Zielgruppen und damit potenzielle Kunden zu erreichen. Anhand exemplarisch ausgewählter Messe-Services haben wir außerdem aufgezeigt, wie sich Aussteller während des Events medienwirksam präsentieren. Im letzten Teil dieser Newsletter-Reihe widmen wir uns der Ergebnisauswertung. So sollte im Anschluss einer Messe eine intensive Nachbereitung folgen. Denn nicht nachgefasste Kontakte sind verschenktes Potenzial.

Bevor die CeBIT als größte Messe für Büro- und Informationstechnik ihre Pforten öffnet, haben die Aussteller in den kommenden Tagen alle Hände voll zu tun. Produktpräsentation, Beratungsgespräche und Besuche von Kunden stehen auf der Tagesordnung. Wichtig ist ein ordentliches Reporting – am besten vorbereitet durch entsprechende Berichtformulare. Denn oft zeigt die Erfahrung, dass die Geschäfte nicht auf der Messe vereinbart werden. Ein großer Teil der Geschäftsanbahnungen und Abschlüsse erfolgt erst nach der Veranstaltung. Hier ist es jedoch unerlässlich, auf lückenloses Infomaterial zurückgreifen zu können.

Erst dann lohnt sich eine detaillierte Nachbearbeitung, die den Unternehmen gleich zwei wesentliche Vorteile verschafft: Zum einen ergibt sich durch eine sorgfältige Bearbeitung der Neukontakte eine umfangreiche Datenbank möglicher neuer Geschäftskunden. Zum anderen kann der Aussteller rückblickend seinen Standaufbau, das Standpersonal, die Gesprächsstrategien und dergleichen bewerten sowie ggf. für künftige Messeauftritte optimieren.

Tempo ist angesagt
Ein Großteil der potenziellen Kunden hört nach der Messe nie mehr etwas von dem Aussteller. Daher gilt es, aus Ausstellersicht Tempo zu machen. Denn eine baldige und präzise Kontaktaufnahme vermittelt potenziellen Kunden das Gefühl, zuvorkommend sowie kompetent behandelt zu werden. Mit Hilfe einer guten Vorarbeit schon während der Veranstaltungstage lässt sich der Verwaltungsaufwand sogar minimieren. Hier empfiehlt sich, wie oben bereits angedeutet, ein Kontaktformular, um bei den zahlreichen Gesprächen nicht den Überblick über die jeweiligen Inhalte sowie getroffene Absprachen zu verlieren. In den Formularen hält das Standpersonal Angaben zum Gesprächspartner, Begleitern, Gesprächsinhalten sowie Wünsche nach Informationsmaterial und Vereinbarungen für nachfolgende Termine fest. Visitenkarten werden am besten direkt an das jeweilige Formular geheftet, damit sie nicht abhanden kommen. Die Datenerfassung nach der Messe wird so bedeutend beschleunigt. Eine erneute Kontaktaufnahme gestaltet sich so auch bedeutend einfacher, da im Gespräch schon konkrete Punkte angesprochen werden können.

Das heiße Eisen schmieden 
Jeder kennt das Sprichwort: „Ein Eisen muss geschmiedet werden, solange es noch heiß ist.“ Übertragen auf die Messenachberatung heißt das, bereits in der ersten Woche nach Messe-Ende alle Gesprächspartner mittels Folgeaktionen anzusprechen. Dazu zählen beispielsweise Dankeschön-Mailings, Telefonanrufe oder eine konkrete Angebotserstellung. Ein Mailing eignet sich sowohl für bestehende Geschäftspartner als auch für mögliche Neukunden. Es sollte auch einen kurzen Dank für den Besuch am Messestand enthalten. Wurde während der Messe ein Gewinnspiel durchgeführt, sollten die Gewinner umgehend in diesem Rahmen bekannt gegeben werden. Des Weiteren lassen sich je nach Absprache mit dem Interessenten kurze Zwischeninformationen übermitteln, wie z.B.: „Für einen konkreten Termin werden wir Sie in der kommenden Woche telefonisch kontaktieren.“ Wenn gefordert, ist es ratsam, darüber hinaus – idealerweise noch während der Messe – schriftliches Informationsmaterial an die Interessenten zu verschicken. Somit erhält der potenzielle Neukunde seine gewünschten Unterlagen zeitnah, was wiederum einen guten Eindruck hinterlässt und die Chancen auf einen Abschluss erhöht.

Interne Analyse
Ob ein Messebesuch die Erwartungen erfüllen konnte, lässt sich mit einem allgemeinen Abschlussbericht feststellen, der die Teilnahme unter verschiedenen Gesichtspunkten näher beleuchtet und Schwachstellen aufdeckt. Auf diese Weise lassen sich die Planung und Umsetzung künftiger Messeauftritte verbessern. Für ein möglichst umfassendes Gesamtbild sollten unter anderem folgende Aspekte einbezogen werden:

-    Informationen über die Besucher:Anzahl der Besucher am eigenen Stand, verglichen mit der Gesamtbesucherzahl,

• Herkunft der Besucher (In-/Ausland; Branche),
• Anzahl der Besucher/Interessenten mit sowie ohne Einladung,
• Entscheidungskompetenzen (ausschlaggebend, mitentscheidend, beratend),
• Interessenschwerpunkte

-   Informationen zu den Neukontakten:

• Anzahl der Kontakte pro Messetag/pro Standmitarbeiter,
• Qualität der Kontakte,
• Wodurch aufmerksam geworden?
• Welche Infos erhalten/angefordert?   

-    Feedback, Anregungen, Kritik,
-    Kostenkalkulation pro Quadratmeter/pro Kontakt/der Messe insgesamt,
-    Statement bzw. Gespräche mit dem Standpersonal:

• Waren ausreichend Mitarbeiter vor Ort?
• Wie sind die Gespräche verlaufen? Besteht evtl. Coaching-Bedarf?

-    Informationen über Wettbewerber, Produktinnovationen, Markttrends.